上手なタスク管理は自分の仕事をパターン化すること

2021.07.12
ノウハウハウツー

仕事(タスク)が増えれば増えるほど、タスク管理自体に時間を割く余裕すらなくなるときってありますよね…、

と、お思いかもしれませんが、実は、タスク管理が上手く出来ていれば、タスク管理にかける時間以上に、自分の時間を空けることが可能なのです。詳しくは別の機会にお話ししますが、いまは「そういうものだ」と、騙された気持ちでも良いので、信じて実行してみてください。

1. タスク管理とは？
2. 仕事のパターン化
3. まとめ

タスク管理とは？

そもそも、タスク管理とは、自分の仕事を管理すること。つまり、「仕事を上手く、漏れなく回すために、あらゆる手段を使って管理をすること」です。

なので、よくタスク管理の方法などを調べていると、タスク管理のサービスがヒットすることが多いと思いますが、もちろん、そのツールを使うことも手段の一つです。

ただし、その前に、「自分の抱えている仕事は、どういうパターンになっているのか？」という、“仕事のパターン化”をすることで、より自分に合った手段を選ぶことができます。

それでは、「仕事のパターン化」について、軽く触れてみたいと思います。

仕事のパターン化

全仕事の洗い出し

タスク管理で困っている方の殆どは、多種多様なタスクを背負っており、管理がごっちゃになってしまっている方が殆どかと思います。

しかし、「自分の仕事はパターン化できるほど単純じゃない！」と思っている方も、それは実は思い込みで、頭のなかで上手く纏められていない、単純化できていない、という理由で、ごっちゃになっている可能性があります。なのでまずは、自分の仕事(タスク)を、他人のものと思い込んで、客観的に見るために、直近の仕事を、紙でもメモでも、１週間分、なるべく細かく書き出してみましょう。書き方は自由で構いません。

例えばこんな具合です

製品販売営業電話：既存客(未販売)先へ営業電話。加えて、現在導入済みの製品についてのヒアリングと、現況の共有。
デザイン制作。ポスターのデザインを、先方から頂いた素材を元に作成。キャラクターは、こちらで新規デザイン。初稿は１週間後。
見積り・請求・納品管理：データベースへ案件の登録と、見積り額の算出、見積り書、請求書を作成し送付。
部下のマネジメント業務　・部下A：制作進捗確認。タスク管理。　・部下B：プロジェクトA進捗確認。

立場によって、様々な仕事内容があるかと思います。

また、自分とはあまり関連がないと思ってた仕事や業務でも、実は他の案件やタスクに関連していることも、ここで気づくかもしれません。そういった意味で、全ての業務を洗い出し、客観視する作業がここには含まれています。

仕事を単純化

前項で洗い出した仕事や業務を、単純化してみましょう。

そうすることで、仕事のパターン化・グループ化が行われ、全ての仕事がどのグループへ分類されるか？ということが見えてきます。

上の例を単純化してみます

「営業活動」「ルート営業」「客先回り」など
制作業務
「事務作業」「経理作業」
マネジメント

こちらも、会社や個人ごとに言い回しが変わってくるので、なるべくわかりやすく、簡潔に書いてみてください。

また、なるべく大まかに分類し、同じ言葉が何度も出てくることが望ましいです。

単純化した仕事に各種ポイントを付ける

前項で洗い出した、１週間分の単純化した作業を、作成したリストを元に、「作業量に応じた」ポイントを付加してみてください。

例えば営業の方であれば、

　①営業活動：１０ｐｔ　　制作業務：３ｐｔ　　事務作業：４ｐｔ　　

制作の方であれば、

　②制作業務：３０ｐｔ　　事務作業：１０ｐｔ　　プロジェクト管理：１５ｐｔ

などでしょうか。

次に、「重要度に応じた」ポイントを付加してみてください。記述方法はどのようなものでも構いません。

①営業活動：５　　制作業務：３　　事務作業：１

②制作業務：S　　事務作業：B　　プロジェクト管理：S

パターン化・ポイント化に応じて管理方法を決定する

以上で準備は整いました。これらの情報を元に、パターン化・単純化したそれぞれの仕事の、管理方法を決定していきます。

ここでいう”管理方法”というのは、その名の通り、「どういう手法・ツールを活用して管理するか」を決めていきます。

例えば営業の方の場合、情報はこのようになっています。(本来はもっと複雑になるかと思います。)

作業内容	作業量	重要度
営業活動	５	１０
制作業務	３	３
事務作業	１	４

営業の方の例

それぞれの仕事内容の管理方法を決定していきます。

作業内容	管理方法	理由
営業活動	カレンダーツールの活用。タスク・スケジュール・メモを使用して管理。	メインの仕事で、一番作業量も多く、重要な仕事なので、使いやすく、いつも使っているツールを活用する。
制作業務	エクセル(オンラインシートツール)とタスクを連携して活用。	管理項目が多いので、表計算ソフトで管理。納期もあるため、タスクと連動させる。
事務作業	タスク機能のみを使用。	ある程度型の決まった単純作業なので、簡易的な方法のみで管理。

このように、各種単純化させた仕事内容と、管理方法を紐づけ決定することで、

「仕事発生」⇒「仕事グループ決定」⇒「管理方法決定」⇒「仕事開始」

という流れが、かなりスムーズに、かつ確実に進めることが可能になります。